Wat is een organogram en hoe maak je er één? Uitleg en voorbeelden voor bedrijven

Een organogram klinkt vaak ingewikkelder dan het in de praktijk is. Eigenlijk gaat het om één ding: in één oogopslag laten zien hoe een bedrijf of organisatie in elkaar zit. Dat kan gaan over functies en afdelingen, maar ook over aandeelhouders, holdings, werkmaatschappijen en de personen die uiteindelijk eigenaar zijn.

Toch merken we dat vooral dat laatste regelmatig vragen oproept. Waar begin je? Welke bedrijven neem je op? Moeten eigendomspercentages erbij? En hoe maak je een organogram als je bijvoorbeeld één holding en meerdere BV’s hebt?

In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat een organogram is, hoe je zelf een organogram maakt en welke informatie erin hoort te staan. Je vindt daarnaast verschillende organogramvoorbeelden, van een eenvoudige bedrijfsstructuur tot een constructie met holdings en werkmaatschappijen. Zo kun je niet alleen zien hoe zo’n schema eruitziet, maar vooral hoe je het voor jouw eigen situatie logisch opbouwt.

Wat is een organogram?

Een organogram is een visuele weergave van hoe een organisatie of onderneming in elkaar zit. In plaats van een lange uitleg met namen, functies, bedrijven en onderlinge verhoudingen, zie je in één overzicht wie waar staat en hoe verschillende onderdelen met elkaar verbonden zijn.

Toch kan het woord organogram verschillende dingen betekenen. De bekendste vorm laat de interne organisatie van een bedrijf zien. Denk aan een directeur met daaronder afdelingen zoals Sales, Operations en Finance. Zo wordt duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe de hiërarchie binnen het bedrijf loopt.

Ondernemers krijgen daarnaast regelmatig te maken met een ander soort organogram: een eigendomsorganogram. Daarin staan niet de medewerkers en afdelingen centraal, maar juist aandeelhouders, holdings, werkmaatschappijen en andere ondernemingen. De lijnen tussen de verschillende onderdelen laten zien wie eigenaar is van welke onderneming en voor welk percentage.

Bij Vrijdaggevoel komen we vooral die tweede variant tegen. Bijvoorbeeld wanneer iemand meerdere BV’s heeft, werkt met een holdingstructuur of wanneer duidelijk moet worden welke natuurlijke personen uiteindelijk achter een onderneming zitten.

Organisatieorganogram of eigendomsorganogram?

Welke vorm je nodig hebt, hangt dus vooral af van de vraag die je met het organogram wilt beantwoorden.

Wil je weten wie binnen het bedrijf welke rol heeft? Dan heb je meestal een organisatieorganogram nodig

Wil je weten wie eigenaar is van welke onderneming? Dan kom je uit bij een eigendomsorganogram.

Het verschil lijkt misschien klein, maar het doel is echt anders. Een intern organogram vertelt vooral hoe mensen samenwerken, terwijl een eigendomsorganogram laat zien hoe het bedrijf juridisch en economisch is opgebouwd.

In de volgende stap kijken we hoe je zo’n organogram zelf opbouwt. Daarbij zie je meteen hoe een eenvoudig bedrijfsorganogram er in de praktijk uit kan zien.

Hoe maak je een organogram?

Een organogram maken begint niet met vakjes en lijnen tekenen, maar met bepalen wat je zichtbaar wilt maken. Wil je laten zien hoe functies en afdelingen binnen een bedrijf zijn verdeeld? Of wil je juist duidelijk maken wie eigenaar is van welke onderneming? Dat bepaalt welke informatie je nodig hebt en hoe je het schema opbouwt.

Begin vervolgens bovenaan bij het logische startpunt. Bij een klassiek bedrijfsorganogram is dat bijvoorbeeld de directeur. Daaronder plaats je de verschillende afdelingen, teams en functies. Bij een eigendomsorganogram begin je juist bij de natuurlijke persoon of aandeelhouder en werk je via een eventuele holding verder naar de onderliggende ondernemingen.

Probeer het schema vooral eenvoudig te houden. Gebruik duidelijke verbindingen en plaats onderdelen die op hetzelfde niveau staan ook visueel naast elkaar. Bij een eigendomsstructuur voeg je daarnaast de eigendomspercentages, het land van vestiging en het KvK- of registratienummer toe. Daarmee wordt ook bij een wat uitgebreidere structuur snel duidelijk hoe alles met elkaar samenhangt.

Je kunt een organogram prima maken in Word, PowerPoint of Canva. Er bestaan ook speciale diagramprogramma's, maar voor een eenvoudig overzicht heb je die meestal niet nodig. Het belangrijkste is uiteindelijk niet waarmee je het maakt, maar of iemand die jouw onderneming niet kent het schema zonder extra uitleg kan begrijpen.

Zo kan een eenvoudig organogram eruitzien

Neem bijvoorbeeld een bedrijf met één directeur en drie afdelingen. De directeur staat bovenaan, waarna Sales, Operations en Finance ieder hun eigen plek krijgen. Onder die afdelingen kunnen vervolgens de bijbehorende functies of teams worden geplaatst.

Voorbeeld van een klassiek organogram waarin de functies, afdelingen en onderlinge hiërarchie van een bedrijf zichtbaar zijn.

Zo'n eenvoudig voorbeeld is vaak al voldoende om te begrijpen hoe je zelf een organogram kunt opbouwen: begin bovenaan en werk stap voor stap naar beneden.

Organogram voorbeelden: van BV holding tot werkmaatschappij

Bij een eigendomsorganogram verandert de informatie die je wilt laten zien. Functies en afdelingen maken plaats voor aandeelhouders, holdings, werkmaatschappijen en eigendomspercentages.

Juist bij dit soort structuren bewijst een organogram zijn waarde. Een constructie die in tekst al snel ingewikkeld klinkt, kan in een afbeelding verrassend eenvoudig worden.

Voorbeeld 2: organogram van een BV met holding en werkmaatschappijen

Een veelvoorkomende structuur is een ondernemer met een persoonlijke holding en één of meerdere werkmaatschappijen.

In dit voorbeeld bezit Persoon X 100% van X Holding B.V. De holding bezit vervolgens zowel Werkmaatschappij A als Werkmaatschappij B volledig.

Door bij iedere onderneming ook Nederland en het bijbehorende KvK-nummer te vermelden, is direct duidelijk om welke juridische entiteiten het gaat. Vooral wanneer ondernemingen vergelijkbare namen hebben, voorkomt dat verwarring.

De percentages op de verbindingslijnen maken vervolgens zichtbaar hoe het eigendom precies loopt. Je hoeft daardoor niet eerst statuten of aandeelhoudersregisters door te nemen om de basisstructuur te begrijpen.

Voorbeeld 3: twee holdings met één gezamenlijke werkmaatschappij

Het wordt iets interessanter wanneer twee ondernemers ieder via hun eigen holding deelnemen in dezelfde onderneming.

Persoon A bezit in dit voorbeeld 100% van AB Holding B.V. en Persoon B bezit 100% van CD Holding B.V. Beide holdings zijn vervolgens voor 50% aandeelhouder van EF B.V.

Persoon A en Persoon B hebben daardoor ieder indirect een belang van 50% in EF B.V.

Dit voorbeeld laat meteen zien waarom het nuttig is om ook het land en het registratienummer te vermelden. Wanneer bijvoorbeeld een Nederlandse en Belgische onderneming binnen dezelfde structuur voorkomen, zie je in één oogopslag welke onderneming waar geregistreerd staat en hoe de eigendomsverhoudingen lopen.

Wat moet er in een eigendomsorganogram staan?

Een goed eigendomsorganogram laat niet alleen zien welke onderneming boven of onder een andere onderneming hangt. Het moet vooral duidelijk maken welke personen en entiteiten onderdeel zijn van de totale bedrijfsstructuur, wie welk belang heeft en waar die ondernemingen gevestigd zijn.

Daarbij kijk je verder dan alleen de onderneming waarvoor je het organogram op dat moment maakt. Ben je als UBO betrokken bij andere BV’s, buitenlandse vennootschappen, eenmanszaken of bijvoorbeeld een VOF? Neem die dan ook mee. Ook wanneer deze ondernemingen op een ander adres gevestigd zijn. Juist door de volledige structuur in één overzicht te zetten, wordt zichtbaar hoe de verschillende belangen met elkaar samenhangen.

Voor een compleet eigendomsorganogram kun je de volgende gegevens opnemen:

Vergeet buitenlandse en andere ondernemingen niet

Een veelgemaakte fout is dat alleen de holding en werkmaatschappij worden opgenomen die op dat moment relevant lijken. Daarmee kan een deel van de structuur buiten beeld blijven.

Heb je bijvoorbeeld daarnaast een eenmanszaak, participeer je in een andere onderneming of bezit je een buitenlandse vennootschap? Neem die dan eveneens op wanneer deze onderdeel is van de structuur waarin je als UBO betrokken bent.

Het uitgangspunt is eenvoudig: iemand die het organogram voor het eerst ziet, moet kunnen begrijpen welke ondernemingen erbij horen, wie daarachter zitten en hoe de belangen verdeeld zijn.

Zo wordt het organogram niet alleen een verzameling vakjes en lijnen, maar daadwerkelijk een bruikbaar overzicht van de bedrijfsstructuur.

Wat hoeft er meestal niet in?

Meer informatie betekent niet automatisch een beter organogram. Een volledig adres, telefoonnummer, btw-nummer of oprichtingsdatum maakt het schema vaak vooral drukker.

Een goede test is daarom eenvoudig: kan iemand die jouw onderneming niet kent binnen enkele seconden zien wie eigenaar is, van welke onderneming en voor welk percentage?

Dan heb je de belangrijkste informatie te pakken.

Wat heeft een organogram met de UBO te maken?

Bij een eenvoudige onderneming is vaak snel duidelijk wie erachter zit. Maar zodra er een holding, meerdere aandeelhouders of verschillende vennootschappen tussen zitten, wordt dat minder vanzelfsprekend. Precies daar helpt een eigendomsorganogram.

Een UBO (Ultimate Beneficial Owner) is altijd een natuurlijk persoon. Een holding of andere onderneming kan dus zelf geen UBO zijn. Het kan wél een schakel zijn tussen de UBO en de onderneming waarin die persoon uiteindelijk een belang heeft.

Stel dat Persoon A alle aandelen van Holding A B.V. bezit en die holding vervolgens 40% van Werkmaatschappij B.V. bezit. Persoon A is dan niet rechtstreeks aandeelhouder van de werkmaatschappij, maar heeft via de holding wel een indirect belang.

In een organogram wordt zo'n route direct zichtbaar:

Persoon A → 100% → Holding A B.V. → 40% → Werkmaatschappij B.V.

Dat wordt vooral waardevol wanneer er meerdere holdings, aandeelhouders of buitenlandse ondernemingen in de structuur zitten. Je ziet dan niet alleen welke ondernemingen met elkaar verbonden zijn, maar ook via welke route een uiteindelijk belang bij een natuurlijk persoon terechtkomt.

Ook KVK gebruikt organogrammen in bepaalde UBO-situaties. Bij een UBO-opgave voor een werkmaatschappij kan bijvoorbeeld een organogram nodig zijn om de positie van de UBO duidelijk te maken. Bij indirect belang noemt KVK een organogram eveneens als manier om inzichtelijk te maken hoe dat belang door de structuur loopt. 

Wie uitgebreider wil weten wie als UBO wordt gezien en hoe je dat bepaalt, kan daarvoor verder lezen in ons artikel over wat een UBO is.

Waarom kan er om een organogram worden gevraagd?

Een organogram maak je niet alleen omdat het er overzichtelijk uitziet. In veel situaties moet een andere partij snel kunnen begrijpen wie achter een onderneming zit, hoe de eigendomsstructuur loopt en welke bedrijven met elkaar verbonden zijn.

Dat speelt vooral wanneer de structuur wat uitgebreider wordt. Eén persoon met één BV is vaak nog eenvoudig uit te leggen. Maar zodra er holdings, meerdere aandeelhouders, verschillende ondernemingen of buitenlandse entiteiten bij betrokken zijn, wordt een schematisch overzicht al snel een stuk duidelijker dan een lange uitleg per e-mail.

Een organogram kan bijvoorbeeld worden gevraagd bij:

• een holding met één of meerdere werkmaatschappijen;
• het vaststellen of controleren van de UBO’s van een onderneming;
• een onderneming met meerdere directe of indirecte aandeelhouders;
• een structuur waarin Nederlandse en buitenlandse ondernemingen naast elkaar voorkomen;
• contact met een bank, notaris, accountant of andere zakelijke dienstverlener;
• een klantonderzoek of compliancecontrole waarbij duidelijk moet worden wie uiteindelijk achter de onderneming zit;
• een wijziging in de bedrijfsstructuur, bijvoorbeeld wanneer een nieuwe holding of deelneming wordt toegevoegd.

Het organogram vervangt daarbij niet automatisch officiële documenten zoals een KvK-uittreksel, aandeelhoudersregister of buitenlandse bedrijfsregistratie. Zie het vooral als een routekaart van de onderneming: in één oogopslag wordt duidelijk hoe personen en bedrijven met elkaar verbonden zijn.

Waarom vraagt Vrijdaggevoel soms om een organogram?

Bij Vrijdaggevoel willen we in bepaalde situaties de volledige bedrijfsstructuur kunnen overzien. Daarbij kijken we niet alleen naar de onderneming die op ons adres wordt gevestigd.

Heeft een UBO bijvoorbeeld daarnaast nog een holding, een andere BV, een VOF, een eenmanszaak of een buitenlandse vennootschap? Dan kan die onderneming eveneens onderdeel zijn van het totaalbeeld. Juist daarom vragen we bij een eigendomsorganogram om informatie zoals de volledige bedrijfsnaam, het aandelenbelang, het land van vestiging, het KvK- of ondernemingsnummer en de bedrijfsactiviteit.

Het doel daarvan is simpel: hoe duidelijker de structuur in één keer is, hoe minder ruimte er overblijft voor onduidelijkheid of aanvullende vragen.

Veelgemaakte fouten bij het maken van een organogram

Een organogram hoeft er niet uit te zien alsof het door een grafisch ontwerpbureau is gemaakt. Een simpel schema kan prima zijn. Waar het meestal misgaat, is niet de vormgeving maar de informatie die ontbreekt.

Alleen de ‘belangrijkste’ BV opnemen
Een persoonlijke holding, andere deelneming, buitenlandse onderneming, eenmanszaak of VOF wordt soms vergeten. Daardoor lijkt de structuur eenvoudiger dan deze daadwerkelijk is.

Geen eigendomspercentages vermelden
Een lijn tussen twee ondernemingen zegt dat er een relatie is, maar nog niet hoe groot het belang is. Vermeld daarom bijvoorbeeld 100%, 50% of 25% bij de verbinding.

Direct en indirect belang door elkaar halen
Bezit een persoon aandelen via een holding? Dan heeft die persoon een indirect belang in de onderliggende onderneming. Maak de tussenliggende entiteit daarom altijd zichtbaar.

Alleen bedrijfsnamen gebruiken
Bij vergelijkbare namen of internationale structuren kan snel verwarring ontstaan. Voeg daarom het KvK-, ondernemings- of buitenlandse registratienummer en het land van vestiging toe.

Te veel informatie in één vakje stoppen
Een organogram is geen volledig bedrijfsdossier. Adressen, telefoonnummers en allerlei administratieve gegevens maken het overzicht vaak juist minder leesbaar.

Datum en ondertekening vergeten
Wanneer het organogram als onderdeel van een dossier of beoordeling wordt gebruikt, is het belangrijk dat duidelijk is wanneer het overzicht is opgesteld en wie ervoor instaat.

De beste controle blijft uiteindelijk heel simpel: geef het organogram aan iemand die jouw bedrijven niet kent. Begrijpt diegene binnen een paar seconden wie wat bezit? Dan ben je een heel eind.

Is jouw organogram compleet? Doe deze snelle controle

Heb je het organogram eenmaal gemaakt, dan is het slim om het nog één keer te bekijken alsof je de bedrijfsstructuur helemaal niet kent. Juist dan vallen kleine onduidelijkheden vaak snel op.

Een organogram hoeft niet perfect vormgegeven te zijn, maar de informatie moet wel kloppen en compleet genoeg zijn om de structuur zonder extra uitleg te begrijpen.

Loop daarom voor het versturen of gebruiken van het organogram deze punten nog even na:

• ☐ Staan alle relevante personen en ondernemingen in het organogram?
• ☐ Zijn ook holdings, andere deelnemingen, eenmanszaken en VOF’s meegenomen wanneer deze onderdeel zijn van de structuur?
• ☐ Zijn eventuele buitenlandse ondernemingen zichtbaar?
• ☐ Staat bij iedere onderneming de volledige bedrijfsnaam en rechtsvorm?
• ☐ Is het KvK-nummer, ondernemingsnummer of buitenlandse registratienummer opgenomen?
• ☐ Staat duidelijk vermeld in welk land iedere onderneming gevestigd is?
• ☐ Zijn de aandelenbelangen in percentages weergegeven?
• ☐ Is zichtbaar hoe een direct of indirect belang door de structuur loopt?
• ☐ Staat kort vermeld welke activiteit of sector bij iedere onderneming hoort?
• ☐ Is het organogram voorzien van een datum, volledige naam en handtekening van de rechtsgeldige vertegenwoordiger?

Kun je al deze punten afvinken én is in één oogopslag duidelijk wie welke onderneming bezit? Dan heb je meestal een organogram waar een andere partij ook daadwerkelijk mee uit de voeten kan.