Wat is een UBO en wanneer ben je UBO?

De afkorting UBO kom je als ondernemer op steeds meer plekken tegen. Bij de bank, bij de Kamer van Koophandel, bij het oprichten van een BV of wanneer een zakelijke dienstverlener wil weten wie er uiteindelijk achter een onderneming zit. Maar wanneer ben je eigenlijk UBO?

UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, in het Nederlands: uiteindelijk belanghebbende. Dat is altijd een natuurlijk persoon die uiteindelijk eigenaar is van een organisatie, daarvan financieel profiteert of uiteindelijk belangrijke beslissingen kan nemen. Bij een BV kan iemand bijvoorbeeld UBO zijn als die persoon meer dan 25% van de aandelen, het stemrecht of het economische belang heeft.

Bij één ondernemer met één BV is dat meestal eenvoudig. Zodra er meerdere aandeelhouders, holdings of afwijkende afspraken over zeggenschap zijn, wordt het interessanter. In deze blog leggen we daarom niet alleen uit wat een UBO is, maar vooral hoe je bepaalt wie de UBO is in verschillende situaties.

Wat betekent UBO precies?

De letters UBO staan voor Ultimate Beneficial Owner. Letterlijk vertaald gaat het om de persoon die uiteindelijk belang heeft bij een organisatie.

Dat hoeft niet altijd dezelfde persoon te zijn als degene die dagelijks leidinggeeft aan het bedrijf. Een directeur kan de onderneming runnen zonder eigenaar te zijn. Andersom kan iemand via aandelen of een holding een groot economisch belang hebben zonder zich dagelijks met de bedrijfsvoering bezig te houden.

Belangrijk is bovendien dat een UBO altijd een natuurlijk persoon is. Een holding-BV kan dus niet zelf de uiteindelijke UBO zijn. Achter zo'n vennootschap moet uiteindelijk worden gekeken naar de persoon of personen die het belang of de zeggenschap houden.

Het UBO-register is ingevoerd om inzichtelijker te maken wie uiteindelijk achter organisaties zit. Daarmee wil de overheid onder andere fraude, misdaad en het financieren van terrorisme moeilijker maken.

Wanneer ben je UBO?

Dit is in de praktijk de belangrijkste vraag. Bij een Nederlandse BV of NV kijkt de KVK eerst naar personen die meer dan 25% van de aandelen bezitten. Zijn die er niet, dan wordt onder andere gekeken naar meer dan 25% van het stemrecht, meer dan 25% economisch belang en naar andere vormen van feitelijke zeggenschap.

Dat laatste is belangrijk. Alleen kijken naar de verdeling van de aandelen is dus niet altijd voldoende. Statuten, aandeelhoudersafspraken of andere overeenkomsten kunnen ervoor zorgen dat iemand meer invloed heeft dan het aandelenpercentage doet vermoeden.

Een onderneming kan bovendien meerdere UBO's hebben. Bezitten twee personen ieder 50% van de aandelen van een BV, dan zijn zij bijvoorbeeld allebei UBO. Bezit één persoon 60% en een ander 40%, dan geldt hetzelfde.

Kan op basis van eigendom, economisch belang, stemrecht of feitelijke zeggenschap niemand als UBO worden aangewezen? Dan komen bij een BV de statutair bestuurders als hoger leidinggevenden in beeld. Zij worden ook wel pseudo-UBO's genoemd.

De 25%-regel: wanneer ben je wel en niet UBO?

De grens van 25% zorgt regelmatig voor verwarring. Bij een BV gaat het bij aandeelhouderschap om meer dan 25%. Precies 25% is dus niet voldoende om uitsluitend op grond van het aandelenbezit UBO te zijn.

Een paar voorbeelden maken dat verschil duidelijk:

Hoe werkt een UBO bij een holding?

Bij een eenvoudige BV zie je vaak direct wie de aandeelhouder is. Bij een holdingstructuur zit daar een extra laag tussen.

Stel dat ondernemer Lisa alle aandelen bezit van Lisa Holding BV. Die holding bezit vervolgens alle aandelen van Lisa Software BV. De holding is wel aandeelhouder van de werkmaatschappij, maar een rechtspersoon kan niet de uiteindelijke natuurlijke persoon achter de structuur zijn. Uiteindelijk kom je daarom bij Lisa uit.

Bij meerdere holdings kan de rekensom ingewikkelder worden. Stel bijvoorbeeld dat twee persoonlijke holdings ieder 50% van een gezamenlijke werkmaatschappij bezitten. Dan moet je bekijken welke natuurlijke personen uiteindelijk achter die holdings zitten.

Juist bij zulke structuren kan een organogram helpen. Daarin zet je niet alleen de verschillende ondernemingen onder elkaar, maar vermeld je ook wie welke aandelen of zeggenschap bezit. Zo wordt zichtbaar hoe het belang uiteindelijk bij natuurlijke personen terechtkomt.

Dit is ook de reden dat organisaties bij complexere bedrijfsstructuren regelmatig om een organogram of aanvullende documentatie vragen.

Vooral dat vierde voorbeeld is interessant. Vier aandeelhouders met ieder precies een kwart betekent niet automatisch dat er geen UBO is. Je moet vervolgens kijken naar andere criteria, zoals stemrecht, economisch belang en feitelijke zeggenschap. Kan ook daarmee niemand worden aangewezen, dan kunnen de statutair bestuurders uiteindelijk als pseudo-UBO worden geregistreerd.

Het percentage is dus een belangrijk hulpmiddel, maar de werkelijkheid achter de onderneming blijft bepalend.

Wat is een pseudo-UBO?

Soms kun je na het bekijken van alle eigendoms- en zeggenschapscriteria geen natuurlijke persoon aanwijzen die op basis daarvan UBO is.

Dat betekent niet dat een organisatie dan simpelweg zonder geregistreerde UBO verdergaat.

Bij een BV moeten in zo'n situatie de statutair bestuurders als hoger leidinggevenden worden opgegeven. Zij worden vaak pseudo-UBO's genoemd. Zij worden dus niet geregistreerd omdat zij bijvoorbeeld meer dan 25% van de aandelen bezitten, maar omdat er op basis van de eerdere criteria geen andere UBO kan worden vastgesteld.

Een goed voorbeeld is een BV met vier aandeelhouders die ieder precies 25% bezitten en waarbij niemand aanvullende zeggenschap of een groter economisch belang heeft. Als geen andere persoon op basis van de UBO-criteria kan worden aangewezen, komen de hoger leidinggevenden in beeld.

Een pseudo-UBO is daarmee geen alternatieve manier om een duidelijke eigenaar buiten beeld te laten. Eerst moeten de daadwerkelijke belangen en zeggenschap worden onderzocht.

Wie is UBO bij verschillende rechtsvormen?

De manier waarop je een UBO bepaalt, verschilt per rechtsvorm. De bekende grens van meer dan 25% komt regelmatig terug, maar het soort belang waarop wordt gekeken is niet altijd hetzelfde.

Bij een VOF of maatschap kan bijvoorbeeld iemand UBO zijn wanneer die persoon recht heeft op meer dan 25% van het vermogen of meer dan 25% van het stemrecht. Bij een stichting spelen onder andere het recht op vermogen, stemrecht bij een statutenwijziging en andere feitelijke zeggenschap een rol.

Een eenmanszaak vormt een duidelijke uitzondering: daarvoor hoeft geen UBO-opgave te worden gedaan.

Wat is het UBO-register en wie kan jouw gegevens zien?

De Nederlandse UBO-gegevens worden bijgehouden door de Kamer van Koophandel. Een belangrijk misverstand is dat tegenwoordig iedereen zomaar alle gegevens uit dit register kan bekijken.

Dat is niet het geval.

Wie toegang heeft en welke gegevens zichtbaar zijn, hangt af van de rol en het toegangsniveau. Onder andere bepaalde overheidsorganisaties en geautoriseerde instellingen kunnen toegang hebben tot UBO-gegevens. Een UBO kan daarnaast de eigen registratie bekijken en een tekenbevoegde kan de UBO-gegevens van de eigen organisatie inzien.

In specifieke situaties kunnen persoonsgegevens bovendien worden afgeschermd. KVK noemt bijvoorbeeld minderjarige UBO's, personen onder curatele of bewind, personen onder politiebescherming en bepaalde situaties waarin aantoonbaar gevaar bestaat.

Het UBO-register bevat daarmee gevoelige bedrijfsinformatie, maar is iets anders dan een volledig openbaar adressenregister waarin iedere bezoeker onbeperkt persoonsgegevens kan opzoeken.

Verandert je bedrijfsstructuur? Controleer ook je UBO

UBO-registratie is geen eenmalige administratieve handeling die daarna nooit meer aandacht nodig heeft.

Verandert bijvoorbeeld de aandeelhoudersverdeling, vertrekt een UBO of verandert de zeggenschap binnen de onderneming, dan moet je controleren of ook de registratie moet worden aangepast. Volgens KVK moeten wijzigingen in UBO-gegevens binnen zeven dagen nadat ze geldig zijn geworden worden doorgegeven.

Dat maakt het verstandig om bij een wijziging in de bedrijfsstructuur niet alleen naar het Handelsregister te kijken, maar ook opnieuw de UBO-positie te beoordelen.

Bij een eenvoudige onderneming is dat meestal snel duidelijk. Bij meerdere vennootschappen, holdings of gewijzigde aandeelhoudersafspraken kan het verstandig zijn eerst de volledige eigendomsstructuur in kaart te brengen.

Waarom vragen wij bij Staete Vrijdaggevoel naar de UBO?

Wanneer je bij Staete Vrijdaggevoel een zakelijk inschrijfadres aanvraagt, willen we niet alleen weten welke onderneming van het adres gebruik gaat maken. We moeten ook kunnen vaststellen wie de natuurlijke persoon of personen achter die onderneming zijn.

Dat heeft te maken met onze rol als domicilieverlener. Een partij die beroeps- of bedrijfsmatig een adres of postadres ter beschikking stelt aan derden, valt onder de regels voor domicilieverleners. Daarbij hoort cliëntenonderzoek bij iedere cliënt. Het vaststellen en controleren van de uiteindelijk belanghebbende is daar een belangrijk onderdeel van.

Dat betekent dat wij verder kijken dan alleen de bedrijfsnaam en het KvK-nummer. Bij een eenvoudige BV met één aandeelhouder is de structuur meestal snel duidelijk. Bestaat een onderneming uit meerdere aandeelhouders, persoonlijke holdings of verschillende vennootschappen, dan moeten we kunnen volgen hoe het eigendom en de zeggenschap uiteindelijk bij natuurlijke personen terechtkomen.

De UBO-controle binnen onze klantacceptatie staat daarbij los van de UBO-registratie bij de Kamer van Koophandel. Je onderneming kan al correct bij de KvK geregistreerd staan en toch kunnen wij aanvullende informatie nodig hebben om ons eigen cliëntenonderzoek uit te voeren.

Zo voorkomen we dat een zakelijk adres wordt verstrekt zonder dat duidelijk is wie er daadwerkelijk achter de onderneming zit.

Hoe werkt de UBO-controle bij Staete Vrijdaggevoel?

We proberen de controle zo praktisch mogelijk te houden. Hoeveel informatie nodig is, hangt vooral af van de rechtsvorm en de structuur van de onderneming.

1. Je geeft de UBO's en eigendomsstructuur door. Bij de aanvraag vragen we wie uiteindelijk eigenaar is of zeggenschap heeft binnen de onderneming.

2. We controleren de onderbouwing. Afhankelijk van de structuur kunnen we bijvoorbeeld gegevens uit het Handelsregister, UBO-informatie, oprichtingsdocumenten, een aandeelhoudersregister of een organogram nodig hebben. Ben je zelf UBO, dan kun je via Mijn KVK met DigiD je eigen UBO-gegevens bekijken. Ben je tekenbevoegd, dan kun je daar ook de UBO-gegevens van de organisatie bekijken.

3. We brengen de structuur in kaart. Bij één natuurlijke persoon achter één BV is dat vaak eenvoudig. Bij een holdingstructuur kijken we door de verschillende vennootschappen heen totdat duidelijk is welke natuurlijke personen uiteindelijk het belang houden.

4. We vergelijken de informatie. De aangeleverde documenten, geregistreerde gegevens en informatie uit de aanvraag moeten logisch op elkaar aansluiten. Als iets niet duidelijk is, kunnen we aanvullende documentatie of uitleg vragen.

5. Daarna ronden we de cliëntcontrole af. De UBO vormt daarbij één onderdeel van de bredere beoordeling van de onderneming, de activiteiten en de personen die erbij betrokken zijn.

Bij complexere structuren kan een organogram veel duidelijkheid geven. In één overzicht zien we dan welke vennootschappen boven of onder elkaar hangen en welk percentage uiteindelijk bij iedere natuurlijke persoon terechtkomt.

Waarom duurt een UBO-controle soms langer?

Niet iedere UBO-controle is hetzelfde. Een onderneming met één eigenaar en één Nederlandse BV is doorgaans eenvoudiger te beoordelen dan een structuur met drie persoonlijke holdings, meerdere bestuurders en verschillende uiteindelijke belanghebbenden.

Extra controle kan bijvoorbeeld nodig zijn wanneer meerdere UBO's betrokken zijn, wanneer aandelen indirect via andere vennootschappen worden gehouden of wanneer de documenten niet direct hetzelfde beeld geven. Ook buitenlandse ondernemingen of meerdere lagen binnen een concern kunnen aanvullende onderbouwing noodzakelijk maken.

Dat betekent niet automatisch dat er iets mis is. Het betekent vooral dat we de eigendomsstructuur goed moeten kunnen reconstrueren.

Daarom vragen we soms om aanvullende informatie tijdens de identificatie en verificatie. Liever één extra document waarmee de structuur duidelijk wordt dan aannames doen over wie uiteindelijk eigenaar of belanghebbende is.

Juist bij een dienstverlening waarbij een onderneming een officieel zakelijk adres gebruikt, vinden we het belangrijk dat vooraf duidelijk is met wie we daadwerkelijk een zakelijke relatie aangaan.

Hoe gaan we om met jouw UBO-gegevens?

Een UBO-controle vraagt om persoonsgegevens en soms om documenten die niet bedoeld zijn om openbaar te verspreiden. Daarom behandelen we deze informatie als onderdeel van onze compliance- en klantacceptatieprocedure.

Daarbij geldt hetzelfde uitgangspunt als bij andere persoonsgegevens: we verzamelen informatie met een bepaald doel en vragen niet méér gegevens dan redelijkerwijs nodig is voor dat doel. Persoonsgegevens moeten bovendien passend worden beveiligd en mogen niet zomaar voor een ander doel worden gebruikt.

Meer over onze omgang met gegevens lees je op de pagina Is mijn informatie veilig?.

Voor jou als ondernemer betekent de UBO-controle vooral dat we vooraf duidelijkheid creëren. Wie zit er achter de onderneming? Hoe loopt de eigendomsstructuur? En sluit de aangeleverde informatie aan op de organisatie die van ons adres gebruik wil maken?

Daarmee is de controle geen administratief vinkje, maar onderdeel van een zorgvuldige zakelijke relatie. Voor eenvoudige ondernemingen kan dat snel geregeld zijn. Bij complexere structuren nemen we iets meer tijd om het geheel goed te begrijpen. Zo houden we onze locaties, dienstverlening en klantacceptatie betrouwbaar voor de ondernemers die er gebruik van maken.