In een digitaal tijdperk waarin persoonlijke informatie op talloze manieren wordt gedeeld, wordt privacy een steeds grotere zorg. Voor ondernemers die bij de Kamer van Koophandel (KVK) staan ingeschreven, is het beschermen van hun privéadres van cruciaal belang om zowel zakelijke als persoonlijke redenen. Maar hoe doe je dat, en onder welke omstandigheden is je adres wel of niet volledig afgeschermd? Het wijzigen van je adres bij de KVK is op zich best eenvoudig alleen door de vele stappen en opties op de website van de KVK kan het aanvankelijk wat verwarrend zijn. Hieronder delen we daarom in 10 stappen hoe je je adreswijziging bij de KVK het beste kunt doorgeven.
Hoe wijzig ik mijn KVK adres op de juiste wijze?
Je hebt je ingelezen en de keuze gemaakt om je adres af te schermen. Je hebt een pakketje aangeschaft bij een KVK postadres provider zoals Staete Vrijdaggevoel en je hebt je getekende overeenkomst met je nieuwe adres in de hand. Wat nu? Hoe zorg je er nu voor dat je adres correct wordt afgeschermd? Doet de service provider dit voor je of doe je dit zelf? En moet je nou het bezoekadres of het postadres aanklikken bij het wijzigen? Het wijzigingsproces kan wat verwarrend zijn. Laten we vooropstellen dat alleen jij als eigenaar van het bedrijf gegevens zoals het adres kunt wijzigen. Dat betekent natuurlijk niet dat we je niet op weg kunnen helpen om dit zo soepel mogelijk te laten verlopen. Hieronder delen we daarom het stappenplan voor het correct doorgeven van je adreswijziging bij de KVK.
Stappenplan om je KVK Adres af te schermen
Stap 1: Bezoek de KVK website
Begin altijd bij de officiële bron www.kvk.nl. De KVK heeft een sectie gewijd aan privacy en het beheren van je gegevens. Je kan ervoor kiezen om eerst in te loggen, maar dit is niet noodzakelijk omdat je je aan het eind van het proces je identiteit zal moeten verifiëren.
Stap 2: Navigeer naar ‘wijzigen’
Navigeer op de homepage naar 'wijzigen' of klik meteen op deze link: https://www.kvk.nl/wijzigen/ en klik op ‘wijziging doorgeven’.
Stap 3: Selecteer jouw bedrijf
Typ de naam of het KVK-nummer van je bedrijf in de zoekbalk. Klik vervolgens op ‘Gegevens van de vestiging wijzigen’.
Stap 4: Kies voor 'bezoekadres'
Wanneer de KVK je vraagt welke gegevens je precies wilt wijzigen, kies dan voor ‘bezoekadres’. Klik hier niet op postadres. Je wijzigt dan namelijk niet het vestigingsadres van je bedrijf waardoor je privéadres zichtbaar zal blijven voor derden. Later kan je aangeven dat je het postadres mee wilt wijzigen.
Stap 5: Voer het nieuwe KVK postadres in
Dan vraagt de KVK je om het nieuwe adres. Voer je nieuwe adres in en let met name op het unit-nummer. Wanneer je gebruik maakt van een KVK-postadres service zoals die van Staete Vrijdaggevoel is dit erg belangrijk omdat er meerdere bedrijven hetzelfde adres gebruiken. Door het unit-nummer wordt het adres uniek voor jouw bedrijf en zal ook je post op de juiste wijze verwerkt worden. Ben je klant bij Staete Vrijdaggevoel dan vind je je nieuwe zakelijke vestigingsadres met uniek unit-nummer op pagina 4 van de getekende overeenkomst.
Stap 6: Wijzig postadres mee
De volgende vraag op de website is de vraag of je het postadres mee wilt wijzigen. Dit is de truc voor het volledig afschermen van je privéadres. Hier kies je ‘ja’ zodat zowel je bezoekadres (ook wel bekend als vestigingsadres of inschrijfadres) als je postadres gewijzigd worden naar het nieuwe zakelijke adres.
Stap 7: Kies 'nee', dit is geen privéadres
Bij de vraag ‘Is het nieuwe bezoekadres ook het privéadres van een ingeschreven functionaris?’ kies je voor ‘nee’.
Stap 8: Kies het juiste bewijsstuk
Dan is het tijd om je bewijsstuk te uploaden. Dit is het document waaruit blijkt dat jij toestemming hebt om je KVK postadres te gebruiken. Ben je klant bij Staete Vrijdaggevoel, dan is dit de overeenkomst die jij hebt getekend. Kies daarom voor de eerste optie, namelijk ‘Een door beide partijen ondertekende huur- of pachtovereenkomst’. Deze is hoger in de rangorde dan een toestemmingsverklaring. Bovendien omvat de overeenkomst bij Staete Vrijdaggevoel tevens een toestemmingsverklaring. Het is bij deze stap van belang dat je de juiste optie kiest, omdat je anders bij de volgende stap vast zult lopen.
Stap 9: Upload het bewijsstuk
Kies de datum van vandaag en klik door tot de laatste stap: ‘Wijziging ondertekenen’. Dan krijg je de kans om je bewijsstuk zoals in stap 8 omschreven te uploaden.
Stap 10: Onderteken digitaal
Klik wederom verder, vul je personalia in en onderteken vervolgens de wijziging digitaal via DigiD en door met je bankrekening 1 cent te betalen aan de KVK.
Wanneer is je adres wel of niet volledig afgeschermd?
Het is belangrijk op te merken dat het afschermen van je adres bij de KVK niet absoluut is. Hier zijn enkele nuances van toepassing:
- Voor het publiek: Eenmaal afgeschermd, is je privéadres niet zichtbaar voor algemene raadplegingen van het Handelsregister.
- Officiële instanties: Hoewel het publiek je adres niet kan zien, hebben bepaalde officiële instanties zoals overheidsorganisaties wel toegang tot deze gegevens indien nodig voor hun wettelijke taken.
- Situaties waarin volledige afscherming niet mogelijk is: Als je bedrijfsadres samenvalt met je woonadres en je voert een activiteit uit die klanten of leveranciers fysiek naar dat adres leidt (bijvoorbeeld een winkel of bed & breakfast), kan het zijn dat je adres niet volledig wordt afgeschermd.
Succesvol gewijzigd!
Het wijzigingsproces is soms verantwoordelijk voor wat verwarring. Om die reden delen wij een gedetailleerd stappenplan zodat jij zonder zorgen je adres bij de KVK kunt wijzigen. Door deze stappen te volgen is het volledig afschermen van je KVK adres zo gepiept! Als het goed is heb je nu een bevestiging van de wijzigingsaanvraag in de mail. Binnen enkele dagen is de wijziging zichtbaar in het handelsregister. Check dit altijd even via de zoekfunctie van het handelsregister op de KVK website.