Organogram van je onderneming: Waarom wij naar jouw eigenaarsstructuur vragen

Wanneer Staete Vrijdaggevoel vraagt om een organogram, bedoelen we geen intern schema van teams, managers of afdelingen. Bij ons gaat het uitsluitend om één ding:

Een helder overzicht van de eigenaren, aandeelhouders en alle entiteiten die bij jouw structuur horen.

Een organogram maakt zichtbaar:

• Wie is eigenaar (UBO)?
• Welke entiteiten bestaan er?
• Hoe hangen die entiteiten samen?
• Welke BV bezit welke andere BV?
• Zijn er meerderheids- of gedeelde belangen?

Voor onze checks is dit essentieel. Niet vanwege nieuwsgierigheid, maar vanwege wettelijke verplichtingen, transparantie, risico-inschatting en correcte inschrijving van meerdere ondernemingen op één adres.

Daarom integreren we in dit artikel ook twee voorbeelden die jij hebt gedeeld:
– één simpel organogram
– één complex organogram met meerdere aandeelhouders en holdings

Beide voorbeelden tonen precies het soort structuur dat wij in één oogopslag moeten kunnen beoordelen.

Wat bedoelen wij met een organogram?

Een eigendomsorganogram is een schematisch overzicht van:

• Natuurlijke personen (UBO’s, eigenaars)
• Rechtspersonen (BV’s, VOF’s, stichtingen, holdings)
• De onderlinge eigendomsverhoudingen (bijv. 100%, 50/50, indirect eigendom)

Wij vragen uitsluitend naar deze variant.
We willen niet weten wie teamleider is, wie een stagiair begeleidt of hoe je interne afdelingen zijn ingedeeld. Alleen: wie bezit welke onderneming?

Wanneer vragen wij om een organogram?

Wij vragen om een organogram op het moment dat er sprake is van meerdere entiteiten, meerdere eigenaren of een structuur waarin eigendom niet in één oogopslag duidelijk is. Zodra een onderneming bestaat uit een combinatie van BV’s, holdings, werkmaatschappijen, stichtingen of VOF-constructies, is een organogram noodzakelijk om te begrijpen wie uiteindelijk eigenaar is en hoe de bedrijfsstructuur juridisch in elkaar zit. Ook wanneer meerdere bedrijven op hetzelfde adres worden ingeschreven, vragen wij altijd naar een organogram — niet omdat het complex hoeft te zijn, maar omdat het belangrijk is om precies te weten welke entiteiten met elkaar verbonden zijn en wie binnen die structuur formeel de beslissingsmacht heeft.

Bij structuren met indirect eigendom, zoals een persoonlijke holding boven een werkmaatschappij, of samenwerkingen met gedeelde aandeelhouders via verschillende holdings, wordt een organogram onmisbaar. Het voorkomt onduidelijkheid over wie de UBO’s zijn en welke route eigendom volgt. Daarnaast vragen wij ernaar wanneer iemand meerdere BV’s beheert, wanneer een buitenlandse vennootschap aandeelhouder is of wanneer de KvK-registratie op ons adres betrekking heeft op verschillende rechtspersonen die samen één geheel vormen.

In eenvoudige situaties, zoals een afzonderlijke eenmanszaak zonder bijkomende entiteiten, is een organogram meestal niet nodig. Maar zodra de structuur breder wordt dan één bedrijf en één eigenaar, is een organogram essentieel om een correcte registratie en risicobeoordeling te kunnen uitvoeren.

Hoe ziet een goed organogram eruit?

Een goed organogram hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het moet drie dingen duidelijk maken:

1. Wie zijn de personen (UBO’s)?
2. Welke entiteiten bestaan er?
3. Wat is het eigendomspercentage per entiteit?

Hieronder verwerken we jouw twee organogrammen als voorbeeld en leggen we uit waarom ze goed functioneren.

Voorbeeld 1 – Een eenvoudig organogram

In dit voorbeeld is er één eigenaar, één holding en meerdere werkmaatschappijen.
Dit is precies het type structuur dat wij vaak zien bij ondernemers die meerdere activiteiten scheiden of hun bedrijf schaalbaar willen opzetten.

Schematische inhoud van het organogram:

• Bovenaan: Persoon X (100% aandeelhouder)
• Daaronder: X B.V. (Holding)
• Onder de holding: twee werkmaatschappijen, volledig in eigendom van dezelfde holding

Waarom dit voorbeeld sterk is:

• Direct duidelijk wie de UBO is
• Eén persoon, één holding, meerdere werkmaatschappijen
• Geen verwarring tussen bestuur en eigendom
• Geen overbodige informatie (teams, afdelingen, rollen)

Voor onze checks kunnen we hiermee binnen enkele seconden zien:

• Wie uiteindelijk eigenaar is van alle entiteiten
• Dat alle werkmaatschappijen via dezelfde holding lopen
• Dat er geen verborgen aandeelhouders zijn

Dit is exact wat wij nodig hebben bij een inschrijving van meerdere entiteiten op hetzelfde adres.

Voorbeeld 2 – Een complex organogram

Het tweede voorbeeld toont een veel rijkere structuur: meerdere aandeelhouders, meerdere holdings en één gezamenlijke werkmaatschappij.
Dit is typisch voor samenwerkingen, investeerdersconstructies of BV’s met gedeelde zeggenschap.

Schematische inhoud:

• Persoon A en Persoon B: indirect 50% aandeelhouders van de werkmaatschappij via hun holdings
• Persoon C: direct aandeelhouder van één van de holdings
• EF B.V. als gedeelde werkmaatschappij, indirect 50/50 verdeeld via AB B.V. en CD B.V.

Waarom dit voorbeeld waardevol is:

• Het toont zowel directe als indirecte eigendomsverhoudingen
• De structuur laat drie natuurlijke personen zien die via twee holdings de werkmaatschappij bezitten
• Het maakt zichtbaar dat geen van de personen direct eigenaar is van de werkmaatschappij — alles loopt via entiteiten
• Het percentage-eigendom staat duidelijk bij elke lijn

Voor onze checks is dit soort organogram extra belangrijk omdat wij moeten beoordelen:

• Of alle UBO’s correct in beeld zijn
• Of de eigendomsstructuur begrijpelijk en logisch is
• Of alle entiteiten op het adres passen binnen de risico- en compliancekaders
• Welke entiteiten wél en niet op ons adres horen

Een onvolledig organogram is hier onmogelijk — dit voorbeeld toont exact wat wij nodig hebben.

Waarom wij dit soort organogrammen nodig hebben

Het organogram is voor ons geen administratief extraatje, maar een essentieel document om onze wettelijke verplichtingen goed uit te voeren. Als aanbieder van zakelijke adressen fungeren onze locaties als formeel KvK-adres, als correspondentiepunt en als locatie waar overheidsinstanties zich moeten kunnen melden. Dat betekent dat wij verplicht zijn exact te weten wie de onderneming bestuurt, wie de economische eigenaar is en hoe eventuele onderliggende entiteiten met elkaar verbonden zijn.

Een duidelijk eigendomsorganogram voorkomt dat er onduidelijkheid ontstaat over UBO’s of dat er verborgen schakels in de structuur blijven die relevant zijn voor onze beoordeling. De Wwft verplicht ons om te controleren wie uiteindelijk zeggenschap heeft en of de bedrijfsstructuur logisch, transparant en controleerbaar is. Zonder organogram kan die beoordeling onvolledig of foutief zijn, vooral wanneer meerdere BV’s op één adres worden ingeschreven of wanneer een holdingconstructie zorgt voor indirect eigendom dat niet direct zichtbaar is op een KvK-uittreksel.

Daarnaast is het organogram belangrijk om vast te stellen of de structuur past binnen de regels van onze dienstverlening. Activiteiten moeten administratief en risicoloos zijn; meerdere entiteiten moeten logisch bij elkaar horen; en het moet duidelijk zijn welke bedrijven daadwerkelijk gebruikmaken van ons adres. Een goed organogram verkleint het risico op misinterpretatie, versnelt de screening en biedt zekerheid dat alle betrokken entiteiten correct en rechtmatig op ons adres staan ingeschreven.
Kort gezegd: zonder organogram geen helder beeld — en zonder helder beeld geen zorgvuldige en veilige dienstverlening.

Veelgemaakte fouten (waar je op moet letten)

Wij zien vaak organogrammen die:

• Holdings weglaten
• Buitenlandse entiteiten niet tonen
• Percentages missen
• Bestuur en eigendom door elkaar halen
• Intern organogram verwarren met extern eigendomsorganogram
• Meerdere werkmaatschappijen samenvoegen in één blok
• Certificeringsstichtingen (STAK’s) niet tonen

Met jouw aangeleverde voorbeelden kunnen we direct zeggen: dit zijn precies de goede varianten. Duidelijk, compleet en relevant.

Waarom een eigendomsorganogram ook voor jou waardevol is

Hoewel het organogram in eerste instantie vaak wordt gezien als iets dat “voor de KvK of Staete Vrijdaggevoel nodig is”, blijkt het in de praktijk minstens zo waardevol te zijn voor jou als ondernemer. Het geeft je zelf een duidelijk, overzichtelijk beeld van hoe jouw structuur werkelijk in elkaar zit — iets wat verrassend vaak verhelderend werkt wanneer er sprake is van meerdere BV’s, verschillende aandeelhouders of veranderende samenwerkingen.

Een organogram helpt je richting banken, accountants, investeerders en notarissen: zij vragen er regelmatig om bij financiering, oprichting van nieuwe entiteiten, herstructureringen of verkooptrajecten. Het document maakt bovendien bespreekbaar wie welke verantwoordelijkheid draagt en wie waar zeggenschap heeft. Juist bij samenwerkingen, partnerschappen of ventures waarin meerdere personen betrokken zijn, voorkomt dit onduidelijkheden of misverstanden op momenten dat besluiten belangrijk worden.

Daarnaast is het organogram een praktisch hulpmiddel bij groei. Nieuwe entiteiten, nieuwe aandeelhouders, aanvullende holdings of participaties kunnen de structuur complexer maken, waardoor een helder overzicht helpt om grip te houden op je onderneming. Door het organogram actueel te houden, zie je sneller wanneer structuren onnodig ingewikkeld worden, of juist wanneer een herstructurering logisch zou zijn. Zo wordt het organogram niet alleen een verplicht document, maar een stuurinstrument dat bijdraagt aan professionaliteit, overzicht en toekomstbestendige organisatie.